Die Integration zwischen Employee Referrals und dem Bewerbermanagementsystem Greenhouse wurde von Radancy basierend auf der Harvest API Dokumentation von Greenhouse entwickelt und unterstützt die folgenden Prozessschritte:
- Job Import von Greenhouse nach Employee Referrals
- Bewerber Export von Employee Referrals nach Greenhouse
- oder alternativ: Kandidaten-Weiterleitung (CEP - Candidate Experience Package)
- Talent Scout Feedback Export von Employee Referrals nach Greenhouse
- Recruiter Rating Import von Greenhouse nach Employee Referrals
- Bewerberstatus Import von Greenhouse nach Employee Referrals
Die Standard Greenhouse Integration von Radancy einschließlich der Voraussetzungen wird in den folgenden Absätzen beschrieben.
Job Import von Greenhouse nach Employee Referrals
Jobs werden wie üblich von den Usern in Greenhouse erstellt. Die User sind für den Inhalt und die Vervollständigung der Jobs verantwortlich, einschließlich der Hinzufügung zusätzlicher Informationen, falls erforderlich (z.B. die Auswahl einer Prämie). Alle Job Posts werden importiert und automatisch im Employee Referrals Account in 60 minütigen Intervallen veröffentlicht, sobald sie in Greenhouse LIVE sind (unabhängig in welchem Job Board der Job in Greenhouse veröffentlicht ist). Des Weiteren werden Jobs in Employee Referrals (Veröffentlichte sowie in den Entwürfen) in 60 minütigen Intervallen synchronisiert, sollte sich etwas in Greenhouse an den Jobs ändern (z.B. Wording in der Job-Beschreibung, etc.).
Während des Job Imports gleicht die Integration automatisch Felder von Greenhouse mit Feldern von Employee Referrals ab, um sicherzustellen, dass die Jobs importiert und automatisch veröffentlicht werden. Standort, Fachbereich, Prämie und Branding werden in Employee Referrals auf Basis der exakten Groß- und Kleinschreibung abgeglichen. Die Zuordnung der Kontaktperson erfordert die Registrierung mit der Rolle Recruiter oder Admin in Employee Referrals der zugeordneten Kontaktperson in Greenhouse. Das Mapping zwischen den Feldern von Greenhouse und den Feldern in Employee Referrals ist unten aufgeführt.
Die Erstellung und Veröffentlichung von Jobs in Employee Referrals kann durch die Verwendung von benutzerdefinierten Feldern in Greenhouse oder Standardwerten unterstützt werden (siehe Optionen unten).
Bitte beachte: Jobs werden nur dann automatisch veröffentlich, wenn alle Pflichtfelder in den Mitarbeiterempfehlungen gemäß der Spezifikation ausgefüllt sind. Fehlen Pflichtfelder, erstellt die Integration einen Entwurf mit den verfügbaren Feldern.
Die mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder für die Veröffentlichung von Jobs.
Die mit ** gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder für die Erstellung eines Entwurfs.
| Greenhouse (Benutzeroberfläche) | Greenhouse (API) | Employee Referrals |
| Standardfeld: Titel |
obpost → title ODER wenn leer: job → name |
Jobtitel** |
| Standardfeld | id | Job Referenznummer* |
|
Standardfeld |
[Job Board API] absolute_url |
Apply URL |
|
Standardfeld: Department |
departments → name | Fachbereich* |
| Standardfeld: Office |
offices → name |
Standort* |
| Standardfeld: Recruiter | hiring_team → recruiters → name | Kontaktperson* |
| Benutzerdefiniertes Feld |
custom_fields → reward |
Prämie* |
| Benutzerdefiniertes Feld |
custom_fields → branding |
Branding |
|
Standardwert |
Per default no end date is set. |
End Datum / Job mit unbegrenzter Laufzeit |
|
Benutzerdefiniertes Feld: Hot |
custom_fields → hot |
Hervorheben Job |
| Standardwert | Empty | Hiring Team |
| Standardfeld |
custom_fields → job_description OR if empty: jobpost → content |
Beschreibung** |
Die Jobbeschreibung in Employee Referrals ist eine HTML-Vorlage, die nur mit textuellen Standardfeldern gefüllt werden kann. Grafische Elemente wie Icons, Bilder, Videos, usw. gehören nicht zum Umfang der Integration.
Jobs werden in Employee Referrals automatisch auf den Status "Geschlossen" gesetzt, 24 Stunden nachdem sie in Greenhouse geschlossen wurden.
Bewerber Export von Employee Referrals nach Greenhouse
Sobald die Kandidatin/der Kandidat den Bewerbungsprozess in Employee Referrals abgeschlossen hat, wird ein Kandidatenprofil mit einer Bewerbung über die API von Greenhouse erstellt:
| Employee Referrals | Greenhouse (API) | Greenhouse (Benutzeroberfläche) |
| First name | first_name | Vorname |
|
Last name |
last_name | Nachname |
|
|
email_addresses | |
|
Phone number |
phone_number | Telefon |
|
Social media URL |
social_media_addresses | Social Media |
|
Attachments |
attachments | Alle Anhänge (Admin Only) |
| Employee Referrals | source_id | Quelle |
| Employee Referrals | tags | Candidate Tags |
| Talent Scout Name | referrer | Who gets credit |
Kandidaten Weiterleitung (CEP)
Das Employee Referrals Candidate Experience Package (CEP) ist ein alternativer Ansatz zum oben beschriebenen direkten Bewerber Export: Die Kandidatin/derKandidat startet den Bewerbungsprozess in Employee Referrals und wird mit der Bewerbungs-URL an das jeweilige Bewerbungsformular von Greenhouse weitergeleitet.
Sobald die Kandidatin/der Kandidat den Bewerbungsprozess in Employee Referrals abgeschlossen hat, wird seitens Employee Referrals wieder die Greenhouse-API aufgerufen. Die Kandidatin/der Kandidat wird anhand der Quelle, E-Mail und Job-ID erkannt. Nach Erkennung der Bewerbung durch die empfohlene Kandidatin/den empfohlenen Kandidaten wird der Status der Empfehlung in Employee Referrals von “Akzeptierte Empfehlung” auf “In Bearbeitung” aktualisiert.
Die Synchronisierung setzt voraus, dass die Kandidatin/der Kandidat die Bewerbungs-URL verwendet und ihre/seine Bewerbung mit demselben Namen und derselben E-Mail-Adresse wie in Employee Referrals abschließt. Es ist nicht möglich, den Status automatisch zu synchronisieren, wenn die Kandidatin/der Kandidat den Prozess abbricht und/oder eine andere Bewerbungs-URL verwendet. Darüber hinaus wird die E-Mail-Adresse verwendet, um die richtige Bewerberin/den richtigen Bewerber zu identifizieren. Jede Abweichung in Bezug auf die E-Mail-Adresse der Bewerberin/des Bewerbers blockiert die Synchronisation des Bewerbungsstatus und weitere Schritte der Integration für diese spezifische Bewerbung.
Bitte beachte: Diese Funktion muss vom Radancy-Team aktiviert werden, und die URL ist erforderlich, wenn der Job veröffentlicht wird.
Talent Scout Feedback Export von Employee Referrals nach Greenhouse
Das Talent Scout Feedback ist ein optionaler Teil des Recruiting-Prozesses und hängt vom Talent Scout ab. Employee Referrals ergänzt die Informationen, die vom Talent Scout im Kandidatenprofil ("Note") in Greenhouse hinzugefügt wurden.
| Employee Referrals | Greenhouse (API) | Greenhouse (UI) |
| Talent Scout Name |
candidates → activity_feed → notes |
Talent Scout Feedback |
| Status | ||
| Woher kennt ihr euch? | ||
| Feedback |
Beispiel
| Employee Referrals | Greenhouse |
|
| Referral |
Talent Scout John Doe provided referral Feedback for the candidate. |
|
| Former employer | ||
| XY is great! | ||
Recruiter Rating import von Greenhouse nach Employee Referrals
Das Recruiter Rating ist die erste Interaktion zwischen der Recruiterin/dem Recruiter und dem Talent Scout. Die Recruiterin/der Recruiter bewertet die Qualität der Empfehlung in einem neuen benutzerdefinierten Feld "Employee Referrals Rating" (single select, custom_fields → Employee_Referrals_rating) in Greenhouse, das in 60 minütigen Intervallen mit dem Recruiter Rating (Pluspunkte-Rating) in Employee Referrals synchronisiert wird, basierend auf der folgenden Logik:
| Greenhouse | Employee Referrals |
| 1 Stern | 1 Pluspunkt |
| 2 Sterne | 2 Pluspunkte |
| 3 Sterne | 3 Pluspunkte |
Bewerberstatus Import von Greenhouse nach Employee Referrals
Der Status einer Bewerbung in Employee Referrals wird in 60 minütigen Intervallen mit dem Workflow in Greenhouse synchronisiert. Das Ziel der Synchronisierung des Bewerbungsstatus ist es, die Empfehlung in Employee Referrals zu schließen, wenn die Kandidatin/der Kandidat einen finalen Status ("Eingestellt" oder "Abgelehnt") in Greenhouse erreicht hat.
Die folgende Statuszuordnung ist standardmäßig verfügbar:
| Greenhouse | Employee Referrals |
| Active / Converted | Akzeptiert → In Bearbeitung |
| Hired | In Bearbeitung → Eingestellt |
| Rejected | In Bearbeitung → Geschlossen (ohne Absagegrund) |
Wichtiger Hinweis: Für die Einstellung der Kandidatin/des Kandidaten in Employee Referrals ist der erste Arbeitstag erforderlich. Da die Integration dieses Datum nicht importiert, wird automatisch der 1. des nächsten Monats als erster Arbeitstag festgelegt.