SmartRecruiters Integration description

Die Integration zwischen Employee Referrals und dem Bewerbermanagementsystem SmartRecruiters wurde von Radancy basierend auf der SmartRecruiters Customer API Dokumentation entwickelt. Die folgenden Prozessschritte werden unterstützt:

  1. Job Import von SmartRecruiters nach Employee Referrals
  2. Bewerber Export von Employee Referrals nach SmartRecruiters
    • ODER alternativ: Kandidaten Weiterleitung 
  3. Talent Scout Feedback Export von Employee Referrals nach SmartRecruiters
  4. Recruiter Rating Import von SmartRecruiters nach Employee Referrals
  5. Bewerberstatus Import von SmartRecruiters nach Employee Referrals

Die Standard SmartRecruiters Integration von Radancy einschließlich der Voraussetzungen und Verantwortlichkeiten wird in den nachfolgenden Absätzen beschrieben.

 

1. Job Import von SmartRecruiters nach Employee Referrals

Jobs werden wie gewohnt vom User in SmartRecruiters erstellt. Die User sind für den Inhalt und das Ausfüllen der Jobs verantwortlich, einschließlich der Hinzufügung von relevanten Informationen (z. B. der Auswahl eines Prämienplans in einem benutzerdefinierten Feld). Für Employee Referrals freigegebene Jobs werden in 60-minütigen Intervallen automatisch in den Employee Referrals Account importiert.

Während des Job Imports gleicht die Integration automatisch Felder aus SmartRecruiters mit Feldern aus Employee Referrals ab, um sicherzustellen, dass die Jobs importiert und automatisch veröffentlicht werden. Standort, Fachbereich, Prämie und Branding in Employee Referrals werden auf einer exakten, zwischen Groß- und Kleinschreibung unterscheidenden, Namensbasis abgeglichen. Die Zuordnung der Kontaktperson erfordert die Registrierung mit der Rolle Recruiter oder Admin der zugeordneten Kontaktperson in Employee Referrals. Das Mapping zwischen den Feldern ist unten im Detail aufgeführt. 

Die Erstellung und Veröffentlichung von Jobs in Employee Referrals kann durch die Verwendung von benutzerdefinierten Feldern in SmartRecruiters unterstützt werden (Details siehe unten).

 

Bitte beachte: Nur wenn gemäß der Spezifikation alle Pflichtfelder in Employee Referrals ausgefüllt werden können, wird der Job automatisch in Employee Referrals veröffentlicht. Wenn Pflichtfelder fehlen, erstellt die Integration einen Entwurf mit allen verfügbaren Feldern und erfordert einen manuellen Eingriff in Employee Referrals, um die fehlenden Felder auszufüllen und die Stelle zu veröffentlichen.

Die mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder für die Veröffentlichung von Jobs.

Die mit ** gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder für die Erstellung eines Entwurfs. 

SmartRecuiters
(User Interface)

SmartRecuiters
(API)

Employee Referrals

Standardfeld: Jobtitel

name

Jobtitel**

Standardfeld: wird automatisch generiert

id

Job Referenznummer*

Standardfeld: Apply URL

actions/applyOnWeb

Apply URL

Standardfeld: Department

department.label

Fachbereich*

Standardfeld: Standort

location.city

Standort*

Standardfeld: Creator

creator.name

Kontaktperson*

Benutzerdefiniertes Feld: Prämie

customField.reward

Prämie*

Benutzerdefiniertes Feld: Branding

customField.branding

Branding

Defaultwert

Per default no end date is set.

Enddatum/Job mit unbegrenzter Laufzeit

Benutzerdefiniertes Feld: Hot Job

customField.hotJob

Markiere diesen Job als Hervorheben Job

Defaultwert

Empty

Hiring Team

Standardfeld: Job Ad

jobAd

   companyDescription

   jobDescription

   qualifications

   additionalInformation

Beschreibung**

 

Die Jobbeschreibung in Employee Referrals ist eine HTML-Vorlage, die nur mit textuellen Standardfeldern gefüllt werden kann. Grafische Elemente wie Icons, Bilder, Videos, etc. gehören nicht zum Umfang der Integration.

Jobs werden in Employee Referrals automatisch auf den Status "Verborgen" gesetzt, 24 Stunden nachdem sie in SmartRecruiters gelöscht, archiviert oder die Auswahl für den Import nach Employee Referrals entfernt wurde.

 

2a. Bewerber Export von Employee Referrals nach SmartRecruiters

Die SmartRecruiters API wird nach dem Abschließen der (2 Schritte) Bewerbung durch die Kandidatin/den Kandidaten über das Bewerbungsformular von Employee Referrals angefordert. Mit den von der Kandidatin/dem Kandidaten bereitgestellten Informationen wird eine Bewerbung erstellt.

Die Bewerbungen werden über die API mit den folgenden Informationen erstellt:

Employee Referrals

SmartRecruiters API

Vorname

firstName

Nachname

lastName

E-Mail

email

Telefonnummer

phoneNumber

Social Link

web.website

Hinzugefügte Dateien

attachments

Employee Referrals

sourceId


Des Weiteren wird der Name des Talent Scouts in ein benutzerdefiniertes Feld (Talent Scout Name) exportiert und ist im Bewerberprofil ersichtlich.

 

2b. Kandidaten Weiterleitung (CEP)

Das Employee Referrals Candidate Experience Package (CEP) ist einer von zwei Ansätzen (neben dem direkten Bewerbungsexport) für den Bewerbungserstellungsprozess der SmartRecruiters Integration von Radancy. Die Kandidatin/der Kandidat startet den Prozess in Employee Referrals und wird mit der Bewerbungs-URL auf das jeweilige Bewerbungsformular von SmartRecruiters weitergeleitet. Die URL enthält den Parameter sourceId=EmployeeReferrals, um sicherzustellen, dass die Quelle der Bewerbung gespeichert wird. 

Sobald die Kandidatin/der Kandidat die Bewerbung in SmartRecruiters abgeschlossen hat, werden die Empfehlungsinformationen in Employee Referrals mit der Bewerbung in SmartRecruiters verbunden. Employee Referrals aktualisiert den Status der Empfehlung in Employee Referrals von "Akzeptierte Empfehlung" auf "In Bearbeitung".

Die Synchronisation setzt voraus, dass die Kandidatin/der Kandidat die Bewerbungs-URL mit dem Parameter sourceId=EmployeeReferrals verwendet und ihre/seine Bewerbung mit demselben Namen und derselben E-Mail-Adresse wie in Employee Referrals vervollständigt. Es ist nicht möglich, den Status automatisch zu synchronisieren, wenn die Kandidatin/der Kandidat den Prozess abbricht und/oder eine andere Bewerbungs-URL verwendet, bei der der Parameter sourceId=EmployeeReferrals fehlt. Darüber hinaus wird die E-Mail-Adresse verwendet, um die richtige Bewerberin/den richtigen Bewerber zu identifizieren. Jede Abweichung in Bezug auf die E-Mail-Adresse der Bewerberin/des Bewerbers blockiert die Synchronisation des Bewerbungsstatus und weitere Schritte der Integration für diese spezifische Bewerbung.

 

3. Talent Scout Feedback Export von Employee Referrals nach SmartRecruiters

Das Talent Scout Feedback ist ein optionaler Teil des Rekrutierungsprozesses und hängt vom Talent Scout ab. Radancy ergänzt die Informationen im Messages Feld (Kandidatenprofil) in SmartRecruiters, die vom Talent Scout in Employee Referrals hinzugefügt wurden. 

 

Employee Referrals

SmartRecruiters (API) 

SmartRecruiters (UI)

Talent Scout Name

/messages/shares

Notes

Status der Empfehlung

Woher kennt ihr euch?

Feedback

 

Example

Employee Referrals

SmartRecruiters

Talent Scout Name

Talent Scout Name: Jane Doe

Status der Empfehlung: NEUTRAL

Woher kennt ihr euch: Universität

Feedback: Sie ist großartig!

Status der Empfehlung

Woher kennt ihr euch?

Feedback

 

4. Recruiter Rating Import von SmartRecruiters nach Employee Referrals

Das Recruiter Rating die erste Interaktion zwischen der Recruiterin/dem Recruiter und dem Talent Scout. Die Recruiterin/der Recruiter bewertet die Qualität der Empfehlung in einem neuen benutzerdefinierten Feld "Employee Referrals Rating" in SmartRecruiters, das alle 60 Minuten mit dem Recruiter-Rating (Pluspunkte-Rating) in Employee Referrals synchronisiert wird, basierend auf der folgenden Logik:

 

SmartRecruiters

Employee Referrals

1 Stern

1 Pluspunkt

2 Stern

2 Pluspunkte

3 Stern

3 Pluspunkte

 

5. Bewerberstatus Import von SmartRecruiters nach Employee Referrals

Der Status einer Bewerbung in Employee Referrals wird im Abstand von 60 Minuten mit dem Workflow in SmartRecruiters synchronisiert. Das Ziel der Synchronisierung des Bewerbungsstatus ist es, die Empfehlung in Employee Referrals zu schließen, sobald die Kandidatin/der Kandidat einen finalen Status ("Eingestellt" oder "Abgelehnt") in SmartRecruiters erreicht hat.

Die folgende Statuszuordnung ist standardmäßig verfügbar:

SmartRecruiters

Employee Referrals

Neu

Akzeptiert → In Bearbeitung

Eingestellt

In Bearbeitung → Eingestellt

Abgelehnt

In Bearbeitung → Geschlossen (Kandidat*in wurde abgesagt)

Zurückgezogen

In Bearbeitung → Geschlossen (Kandidat*in hat Bewerbung zurückgezogen)

 

Wichtiger Hinweis: Die Einstellung der Kandidatin/des Kandidaten in Employee Referrals erfordert den ersten Arbeitstag. Wenn die Recruiterin/der Recruiter in SmartRecruiters kein Startdatum (bei der Bestätigung der Einstellung) wählt, wird automatisch der 1. des nächsten Monats als erster Arbeitstag in Employee Referrals festgelegt.

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